Con el paso del tiempo, la automatización de procesos se ha convertido en una necesidad para las empresas B2B. Descubre las claves fundamentales para empezar a utilizarla y experimentar sus beneficios. 

Con la disponibilidad de más y mejores herramientas tecnológicas, las organizaciones transforman su forma de trabajar. Hoy deciden tomar la posta y optimizar y agilizar sus operaciones a través de la tecnología. En este contexto, la automatización de procesos es la llave para simplificar, optimizar y reoganizar las tareas de los distintos departamentos de las compañías y potenciar su productividad.

Este se refiere al conjunto de tecnología, sistemas de software y hardware, que realizan tareas de manera automática sin mediación humana en forma directa. Implica la creación de estructuras que pueden llevar a cabo tareas específicas de manera preestablecida, en forma automática y sin necesidad de la intervención manual constante.

En términos más técnicos, se puede decir que la automatización se basa en la creación de algoritmos que guían el comportamiento de procedimientos informáticos y máquinas, permitiendo que los sistemas tomen decisiones y realicen acciones en función de condiciones predefinidas, datos de entrada y reglas específicas. 

Este cambio de paradigma deja en evidencia cómo la automatización no solo aumenta la eficiencia operativa sino que desencadena un cambio cultural dentro de las organizaciones. Las empresas son cada vez más conscientes de esta renovación. Para 2026, se prevé que el mercado de la automatización alcance los USD 9.360 millones de dólares, con una tasa interanual de crecimiento del 12,5%.

Por qué aplicar la optimización de procesos 

Una de sus ventajas es que tiene efectividad en cualquier área que implique trabajos repetitivos: desde contabilidad, marketing, creación de contenido, atención al cliente, hasta ventas o áreas de logística.

Las empresas B2B, sin importar el rubro en el que se destaque, también pueden beneficiarse de la automatización de procesos. Aplicarla es indispensable para llegar a su público objetivo mediante una experiencia multicanal, ordenada, actualizada y apoyada en información, que cumpla con los requisitos de los proveedores y distribuidores, así como con las exigencias del cliente.

En este contexto, las automatizaciones sirven para acortar los tiempos de trabajo, garantizar que el producto o servicio sea estable en toda la empresa -y a lo largo de la cadena de suministro- y optimizar los recursos para generar nuevas conversiones.

La automatización de procesos también tiene un impacto significativo en las áreas de marketing y ventas. Las empresas aplican herramientas que mejoran el flujo de trabajo de sus equipos. Estudios remarcan que el 75% de los especialistas utilizan al menos un tipo de herramienta de automatización de marketing. 

¿Por qué aplican estas herramientas? Las motivos son varios: 

• Segmentación de clientes: La automatización facilita la división de clientes en función de datos y comportamientos, lo que permite una personalización más efectiva en las estrategias de marketing. No es lo mismo una persona que recién coloca su email en una landing page para descargar un contenido que otra que ya lo hizo e interactuó con la marca previamente.
• Automatización de campañas: Las iniciativas de marketing se empiezan a automatizar con el uso de estas herramientas. Esto implica un envío oportuno de correos electrónicos, mensajes y contenido relevante a los clientes potenciales. Se acciona en el momento indicado y con los contenidos adecuados.
• Seguimiento de leads: ¿En dónde se encuentran los usuarios que llegan a nuestros canales? La automatización ayuda a rastrear y calificar leads de manera eficiente, permitiendo a los equipos de ventas centrarse en prospectos más prometedores.
• Análisis de datos: Proporciona datos en tiempo real que ayudan a medir el rendimiento de campañas y estrategias, permitiendo ajustes y mejoras continuas. Esto ayuda a comprender mejor cómo los usuarios interactuaron con los contenidos, y adecuar si es necesario.

Los primeros pasos para iniciar

Adoptar nuevas herramientas de automatización no es una acción que se pueda (y deba) realizar de la noche a la mañana. Previo a su adaptación, será importante comprender los motivos de su aplicación y definir los objetivos organizacionales que incentiven a este gran cambio.

Allí es cuando inicia  la evaluación de los procesos, es decir, la identificación de aquellos que pueden beneficiarse de la automatización y que requieran modificación de sus tareas. Analiza cuáles son los más repetitivos, propensos a errores o que requieren una gran cantidad de tiempo y recursos.

Definido esto, llega el momento de seleccionar la tecnología ideal. Hay que darse el tiempo para hacerlo. Leer, investigar, consultar y comparar las diferentes ofertas para elegir finalmente aquella que se acople mejor a las necesidades de la empresa. Aquí entran en juego algunas soluciones como la gestión de relaciones con el cliente (CRM), los sistemas de gestión de procesos (BPM), la robótica de procesos (RPA), la inteligencia artificial (IA).

En este sentido, una de las plataformas más utilizadas en el entorno B2B para la automatización de procesos es Hubspot. Este software de operaciones brinda distintas herramientas que facilitan procesos y evitan que los colaboradores realicen actividades de forma manual, para incrementar así la eficiencia en la operación. Con una suite completa de herramientas de marketing, ventas y atención al cliente, actúa como facilitador de distintas áreas de una misma organización. 

Seleccionada la mejor tecnología y proveedor, es el momento del diseño de los procesos automatizados. Se trabaja en el desarrollo de los procesos automatizados, asegurándose de que la herramienta elegida se integre sin problemas en las operaciones existentes.

Durante el camino hay mucha ‘prueba y error’. Nada será perfecto al principio. Por eso están las instancias de implementación y pruebas. Estas se dan en fases, con pruebas rigurosas en cada etapa que sirvan para testear antes de aplicarlas. Es clave asegurarse de que todo funcione correctamente antes de la instalación completa.

Consejos finales 

Para una mejor adaptación de las tecnologías al workflow del equipo, será fundamental la capacitación constante. Las organizaciones deberán proporcionar formación a sus colaboradores para que comprendan y utilicen eficazmente las nuevas herramientas de automatización. 

A esto, se incluye el fomento y el acompañamiento durante todo el proceso de la adopción. Al estar acompañados, los colaboradores se sentirán más seguros y capaces. Para lograrlo, será esencial el seguimiento y la mejora continua una vez implementada la automatización, el monitoreo de su desempeño y la búsqueda de oportunidades de mejora.

Por último, y no menos importante, la importancia de un consultor experto en la materia. Este puede llegar a ser un activo valioso. Quienes ya conocen las herramientas y tienen experiencia, son capaces de identificar oportunidades, seleccionar la tecnología adecuada y garantizar una implementación exitosa. Su conocimiento acelera el proceso y ayuda a evitar obstáculos comunes en la automatización.

Ahí es donde entra nuestro rol como partners. Desde Zubia acompañamos a las empresas en estos procesos de automatización y muchas otras implementaciones. No solo con el uso de tecnologías como HubSpot, sino también con un equipo de profesionales expertos en la materia que comprenden las necesidades y las urgencias de los clientes.

Es importante comprender que la automatización de procesos no es una acción aislada. Requiere de un contexto y un plan que ayude con su ejecución. Nuestra propuesta y contribución aquí radica en compartir y aplicar nuestro modelo operativo, que abarca medios, procesos, personas y tecnología de las áreas de marketing y ventas. 

La automatización de procesos es una inversión que optimiza las operaciones internas y mejora significativamente las áreas de marketing y ventas. Para comenzar en este 2024, asegúrate de seguir un plan sólido que incluya cada paso de su implementación. Estas son herramientas poderosas que pueden impulsar el éxito de la empresa en todos los aspectos.

Y recuerda, no estás solo en este proceso.

Si quieres saber cómo podemos ayudarte, agenda una cita con alguno de nuestros expertos a través del siguiente enlace: https://meetings.hubspot.com/rviel