No se trata solo de elegir el mejor software, sino de entender cómo tu negocio realmente vende. Así es como una fase de discovery bien hecha puede marcar la diferencia.

Muchas implementaciones de CRM fracasan antes de arrancar, no porque el software sea malo, sino porque se adoptó desde el final: “¿Qué CRM compro?”, en lugar de empezar con una pregunta más esencial: "¿Cómo vendemos hoy y qué necesitamos escalar?". Ese paso previo, que en Zubia llamamos discovery, es más que un diagnóstico: es la base para que la herramienta realmente potencie tu operación. 

En un caso reciente, una consultora de soluciones tecnológicas con ciclos de venta complejos y mercados diversos logró, gracias a este proceso, no solo definir flujos claros, sino también generar compromiso, alineación y adopción desde el primer día

Entender el negocio antes que la herramienta

Un buen discovery comienza por alejarse del software y mirar el negocio. En este caso de éxito, el punto de partida no fue "cuál es el mejor CRM", sino qué necesitaba la organización para ordenar y escalar sus procesos comerciales. Gestionaban su base de datos en SharpSpring, sin trazabilidad ni segmentación avanzada, y no contaban con un historial consolidado de actividad ni con reportes útiles para tomar decisiones. Por eso, el primer paso fue realizar una auditoría profunda de los datos y entender qué debía trasladarse y qué no.

Mapear el journey comercial real

Luego, se diseñó una migración en tres fases que incluyó limpieza de datos, diseño de propiedades personalizadas y configuración de la plataforma. Más que una cuestión técnica, fue una validación de cómo vendía realmente el equipo. Se identificaron canales de origen, segmentos prioritarios, niveles organizacionales y tecnologías asociadas a los leads. Todo esto permitió crear una estructura coherente en HubSpot, basada en objetos personalizados (contactos, empresas, negocios) conectados entre sí.

Diferenciar pedidos de necesidades reales

Durante este proceso surgieron demandas de reportes, segmentaciones y automatizaciones. Pero el verdadero objetivo no era responder a cada pedido puntual, sino construir una base que ayudara a tomar decisiones. 

Con la estructura migrada, Celeritech pudo segmentar por industria, etapa del ciclo de vida, canal de origen e implementar acciones automáticas con base en propiedades específicas. Más allá de lo que pedían los equipos, lo que necesitaban era trazabilidad y foco comercial desde una única fuente de verdad.

Involucrar al equipo desde el inicio

Otro aprendizaje clave fue el valor de preparar al equipo para adoptar la nueva herramienta. La integración de Aircall desde el Marketplace de HubSpot mostró esto con claridad. Antes, las llamadas de los SDRs no quedaban registradas; hoy, gracias a la integración, cada llamada se asocia al contacto, incluye duración, notas, resultados y se visualiza en el historial. Pero nada de eso sería útil sin entrenamiento. Se diseñó un proceso de adopción con pruebas reales, validación de flujos y capacitación para que cada usuario entendiera cómo aprovecharlo.

Ordenar los datos antes de migrar

Uno de los errores más comunes en implementaciones CRM es migrar información sin depurar. En este caso, no solo se limpiaron duplicados, sino que se estandarizaron nomenclaturas, se definieron criterios de segmentación y se mapearon propiedades clave como etapa del ciclo de vida, tipo de cuenta, servicios potenciales o tecnologías utilizadas. Esto permitió usar listas dinámicas, reportes visuales y automatizaciones sin fricción técnica ni confusión operativa.

Establecer indicadores desde el día uno

El discovery también dejó listos los primeros indicadores a seguir: oportunidades sin contacto, desempeño por canal, actividad por representante, conversión por etapa. Estos reportes fueron configurados como dashboards operativos y usados en reuniones semanales. Así, el CRM dejó de ser un registro para convertirse en una herramienta activa de gestión comercial.

Resultados que se noten

Un proceso de discovery bien hecho permite que el CRM no sea una herramienta más, sino una extensión natural de cómo trabaja y crece tu empresa. Requiere tiempo, conversaciones y decisiones que van más allá de la tecnología. Pero cuando se hace bien, el impacto se nota desde el primer mes.

¿Estás por implementar un CRM o quieres revisar si el que tienes refleja realmente tu operación comercial? En Zubia podemos ayudarte a diseñar un proceso de discovery adaptado a tu verdad actual.