La planificación es esencial para garantizar el éxito y la resiliencia de las empresas ante los desafíos. En este sentido, uno de los pilares fundamentales es la elaboración de planes de contingencia, diseñados para anticipar y gestionar crisis inesperadas que podrían afectar la operación de una empresa. Conoce en detalle sus puntos claves.
Uno de los cimientos que se pueden destacar dentro del mundo empresarial es la importancia de planificar, tanto en el desarrollo del negocio en sí, como el lanzamiento de un producto o servicio, la comunicación, las acciones comerciales, la gestión de los clientes y las posibles crisis ante riesgos inevitables. Concretamente, la preparación ante adversidades es fundamental para garantizar la continuidad operativa y proteger los intereses de la empresa.
En este contexto, los planes de contingencia son herramientas cruciales para abordar los escenarios potenciales que podrían impactar en la operación y la reputación de la empresa. Esto resulta fundamental porque, de acuerdo con un informe, las empresas que se enfrentan a crisis de reputación pueden perder hasta un 7% de su valor en el mercado.
Específicamente, los planes que atienden áreas vitales como IT, finanzas, manufactura o servicios a negocios, por ejemplo, deben ser diseñados meticulosamente para anticipar riesgos, ayudar a los tomadores de decisiones a gestionar mejor las crisis y mitigar los peligros.
¿Qué es un plan de contingencia empresarial y qué tipos de planes existen?
Un plan de contingencia es un conjunto de medidas y procedimientos diseñados para anticipar, prevenir, mitigar y responder eficazmente a eventos adversos que podrían afectar el trabajo de una empresa. Estos planes identifican riesgos potenciales, establecen roles y responsabilidades claras, y detallan acciones específicas a seguir en situaciones de emergencia, garantizando la continuidad del negocio, la protección de los activos críticos y la seguridad de los empleados y otros actores involucrados.
Existen infinidad de tipos de planes de respaldo, emergencia o recuperación dependiendo del área del trabajo y el tipo de riesgo al que se enfrente. Por ejemplo, podemos comenzar con el plan de continuidad del negocio que se centra en mantener las operaciones esenciales durante y después de un evento disruptivo. Incluye medidas para garantizar la disponibilidad de recursos clave, la protección de activos críticos y la gestión de la comunicación con clientes, proveedores y otros.
Un caso de aplicación podría ser el de una empresa de tecnología de la información (IT) que desarrolla un plan de continuidad del negocio en el cual incluye la implementación de sistemas de respaldo y redundancia de datos, así como la suscripción a servicios de monitoreo de seguridad cibernética para detectar y mitigar posibles ataques de sus clientes. Aunque el conflicto en sí no existe, la compañía ejecuta acciones de monitoreo para preservar su operación.
Otro de los más empleados por las empresas son los planes de recuperación ante un desastre, que se enfocan en reparar rápidamente las operaciones normales después de un incidente grave, como un ciberataque, una catástrofe natural o un fallo de infraestructura. Implica la restauración de datos, sistemas y servicios esenciales en un plazo mínimo, así como medidas de prevención, detección, respuesta y recuperación ante incidentes.
Por ejemplo, una empresa de manufacturas podría tener un plan de recuperación en caso de emergencia que incluya un listado de proveedores alternativos y/o la creación rápida de un centro de operaciones de emergencia para coordinar la respuesta ante fallos de su maquinaria.
A su vez, el plan de gestión de crisis se activa en situaciones que representan una amenaza inmediata para la empresa, como una crisis de relaciones públicas o un evento que podría dañar la reputación de la organización. Incluye protocolos de comunicación, decisiones de liderazgo y acciones para contener y mitigar el impacto negativo.
Por su parte, los planes de contingencia financiera se centralizan en la gestión de situaciones financieras adversas que podrían afectar la estabilidad económica de la empresa, como una recesión económica, una pérdida significativa de ingresos o una crisis de liquidez. Por ejemplo, podría incluir estrategias y acciones para reducir costos, gestionar deudas y protocolos claros de notificación a autoridades reguladoras y clientes afectados para mantener la viabilidad financiera a largo plazo.
Finalmente, destacamos el plan de gestión de riesgos operativos que identifica, evalúa y mitiga los riesgos asociados con las operaciones diarias de la empresa, como fallas de equipos, interrupciones en la cadena de suministro o problemas de calidad. Incluye medidas para garantizar la seguridad, la eficiencia y la continuidad de las operaciones.
Puntos clave para la elaboración del plan de contingencia
Al momento de elaborar un plan, las empresas deben considerar todos los escenarios riesgosos posibles, desde situaciones internas que afecten la operación como eventos externos que impacten directa o indirectamente en el negocio. Además, hay ciertos puntos que deben tener en cuenta de forma ineludible para que, al momento de la contingencia, el plan funcione y el impacto sea el menor posible.
→ Identificación de riesgos y vulnerabilidades: Será necesario realizar un análisis exhaustivo de los posibles escenarios de crisis que podrían afectar a la empresa en general y al área en particular, evaluando qué actividades afectaría su ocurrencia y qué impacto tendría en las operaciones.
→ Asignación de responsabilidades: Los tomadores de decisiones y líderes de equipos deberán estar capacitados para actuar en caso de contingencia. Es fundamental definir claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro clave durante una crisis, asegurando una coordinación efectiva y una toma de acciones ágil.
→ Planificación de comunicación: Es importante establecer canales y protocolos de comunicación interna y externa para mantener informados a los stakeholders relevantes durante una situación de emergencia.
→ Pruebas y actualizaciones continuas: Una vez establecido el plan, es indispensable realizar simulacros periódicos para probar su efectividad y realizar los ajustes según sea necesario para adaptarse a cambios en el entorno empresarial o nuevas amenazas emergentes.
→ Evaluación del impacto y vuelta a la normalidad: Una vez ocurrida la contingencia y ejecutado el plan, la empresa deberá tener una guía planificada clara y precisa acerca de cómo evaluar el impacto y de qué manera volver a la normalidad de la operación. En primer lugar, será importante tener estipulado de qué manera se revisarán las áreas afectadas para subsanar los efectos negativos lo antes posible. Luego, es fundamental tener trazado un camino hacia la reanudación de las actividades post contingencia.
Es así como los planes de contingencia son pilares en la gestión de riesgos empresariales, permitiendo a las empresas anticiparse y responder de manera efectiva a eventos imprevistos, protegiendo así su reputación, sus activos y su capacidad para seguir operando.
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