Planificar con detenimiento los nuevos proyectos será vital para identificar las necesidades de recursos y asignarlos de manera efectiva. Claves para reducir costos y sacar mayor rédito económico de cada uno de ellos.

Cada detalle importa. Nada puede quedar librado al azar. Para rentabilizar más y mejor un nuevo proyecto será vital observar cada uno de los factores que lo incluyen. El propósito de la gestión de proyectos es asociar los objetivos de la compañía con las propias iniciativas en curso, para garantizar que la organización dirija sus recursos en la orientación correcta y en el momento adecuado.

“Al planificar y organizar el trabajo, los gerentes de proyectos, por ejemplo, pueden identificar las necesidades de recursos y asignarlos de manera efectiva. Esto ayuda a minimizar los costos y aumentar la eficiencia, lo que puede mejorar la rentabilidad del proyecto”, explica Yessica Mancera, líder de Gestión de Proyectos de Zubia.

La clave, entonces, está en comprender cuáles son esos factores (y necesidades) que inciden en la elaboración del proyecto. La especialista Mancera enumera las 5 principales y detalla cómo optimizarlas:

1. Planeación. Tener una adecuada planificación de los proyectos será clave para poder ejecutarlos en tiempo y forma o, en su defecto, con un margen mínimo de imprevistos. Un cronograma o mapa de ruta donde se planteen todos los proyectos por año será de gran ayuda para saber qué recursos económicos, materiales y humanos serán necesarios.
   
   
2. Capacitación. Nadie puede hacer lo que debe si desconoce lo que se le solicita. Es importante que todas las personas involucradas en un proyecto no solo sepan, sino que entiendan a profundidad el qué, porqué y cómo debe fluir el proyecto, para que puedan aportar al mismo de manera óptima. Un brief claro y una buena reunión de arranque pueden ahorrar mucho tiempo a lo largo del proyecto.
   
   
3. Estandarización. No tenemos que inventar siempre algo, si ya hay plantillas, programas o lienzos base, éstos ayudarán a que todo avance de manera más fluida y clara para todos. Además, facilitará la ejecución de tareas pues ya se tienen campos a “llenar”.
   
   
4. Innovación. Pudiera parecer contradictorio, pero dentro de toda estandarización siempre hay espacio para la innovación. Para pensar fuera de la caja, lo más importante es conocer la caja. Así podemos ver qué otras opciones se tienen y cómo podemos incluir nuevas tecnologías, herramientas o ideas que faciliten el trabajo y mejoren los resultados.
   
   
5. Reducción de costos. Cada minuto cuesta o vale, depende de si lo usamos o no de manera productiva. Las horas hombre suelen ser el recurso menos valorado pero el más rentable si se labora bajo un buen proceso que evite re-trabajo, horas extra o frustración de los equipos que aumenten los costos de producción innecesariamente.

La eficiencia de la operatividad

Estos factores, en mayor o menor medida, intervienen en la mejora de la rentabilidad. Todo dependerá de cómo se mida ésta y cuál será el objetivo por alcanzar para cada empresa.

“Por ejemplo, si el objetivo es aumentar la producción, lo mejor es revisar la automatización de procesos. En cambio, si el objetivo es bajar los costos, se deberá analizar si los recursos que se están empleando son los adecuados para las tareas asignadas o si pueden realizarse cambios que permitan que el gasto sea menor (ya sea en tiempo o dinero)”, comparte la líder de Gestión de Proyectos de Zubia.

La operatividad de las diversas actividades, es decir, los procesos en acción, es un punto fundamental a tener en cuenta. Las empresas deberán buscar la “eficiencia operativa” de cada una de las actividades para lograr la rentabilidad que esperan.

“La ‘operación’ suele ser poco valorada o simplemente no entenderse del todo. Puede leerse como manufactura, como procesos autónomos o como recursos/personas. Sin embargo, la eficiencia operativa debe considerarse a total empresa, desde la Dirección General y el cómo ésta plantea objetivos y estrategias de negocio, hasta el área más pequeña de la organización y las tareas que se le asignan”, explica Mancera.

La importancia en sí no radica en el método per se, sino en el conjunto de acciones que se encaminan a un mismo objetivo. De nada servirá tener un método para cada proceso, si los procesos no se corresponden entre sí y con una meta común. 

Sobre este punto, la experta dice que el error más frecuente es no ver las metas “como un común denominador”, lo cual hace que la operación “no se planee desde la punta de la pirámide de manera adecuada, traduciéndose en pérdida de enfoque, tiempo y con ello de ganancias”.

La tecnología, la protagonista

En la actualidad, cada área o proceso de una empresa está atravesada por la tecnología. Esta será la protagonista y la gran ventaja del 2024. Para Mancera el gran beneficio está en que hoy se cuenta con diferentes herramientas “tanto de analítica como de IA que nos pueden ayudar”. A su vez, agrega que se incluyen “desde las más simples que hallamos en buscadores”, hasta plataformas customizadas que “pueden decirnos dónde y cómo hacer pequeños ajustes que se traduzcan en cambios significativos”.

Si bien ya es una realidad las innovaciones tecnológicas en las empresas, estas las aplican cada vez más para transformar sus procesos. Por ejemplo, frente a los diferentes esquemas de trabajo -presencial, a distancia e híbridos- las organizaciones buscan suplir la fuerte necesidad de poder tener en un solo lugar la visibilidad completa de la operación.

En este sentido, las plataformas de gestión son un recurso básico para muchas compañías. “Poder tener tableros de proyectos con el detalle de los recursos empleados, así como el monitoreo de tiempos y semáforos de productividad es clave para poder medir la rentabilidad y detectar si hay algo que pueda mejorarse para aumentar ésta”, destaca la experta.

Así como este ejemplo en particular, cada área debe  estar pendiente de qué es lo “nuevo” y cómo puede usarse. Plataformas de creación, análisis de datos, gestión de tareas, análisis financiero, entre otras, se crean día con día. Estar al tanto de ellas, contribuye a explorarlas mejor y utilizarlas de la manera más óptima. 

“No se trata de sustituir recursos humanos por digitales, sino de incorporarlos y utilizarlos en nuestro favor para inspirarnos, ahorrarnos un poco o un mucho de tiempo, asegurarnos de tener la información correcta o predecir problemas o errores para estar listos o incluso evitarlos”, expresa Mancera. 

Por otro lado, en sintonía, aconseja que una buena forma de estar al pendiente es “crear alertas en Google con palabras clave relacionadas a nuestras necesidades y/o procesos; así, siempre podemos tener a la mano las noticias que nos den un tip o link a una nueva herramienta que podamos usar”.

Los principales desafíos

Existen diversos desafíos que pueden influir en los procesos y su operatividad. Estos deberán ser tenido en cuenta por las empresas que quieran garantizar su rentabilidad.

El primer gran desafío mencionado por Mancera es la convivencia generacional. “Hoy somos 3 generaciones conviviendo en un ambiente laboral y, en poco tiempo, seremos 4. No se trata solo de una diferencia en la edad, sino en las formas de pensar y actuar. Esto será un gran reto”, subraya.

En este sentido, comparte que tener una base de personal activa, productiva y en un ambiente sano será el mayor desafío para las empresas. En este camino se deberán plantear procesos, métricas y métodos estándar lo suficientemente flexibles y claros para que cada persona pueda participar y ser el engrane correcto dentro del total de la maquinaria.

Otro de los retos será la resistencia a los cambios que esto conlleve. Las empresas que quieran incorporar tecnologías deberán prepararse a invertir en tiempo y dinero para capacitación. 

“Por eso, la adaptación, será la clave para lograr superar estos desafíos con éxito”, cierra la experta.

Creado por Zubia People & Business en colaboración con Yessica Mancera

Si te gustaría saber más sobre cómo aplicar estos factores en tu empresa puedes contactarnos a través de este enlace  https://meetings.hubspot.com/rviel